6 Tips agar Meeting Lebih Efektif

Wisma HijauMeeting atau rapat merupakan agenda wajib untuk memaparkan hasil pekerjaan Anda dan mencari solusi untuk setiap tantangan. Terkadang, meeting menjadi hal yang membosankan saat hanya duduk di ruangan, bertemu dengan orang-orang yang sama, dan pemandangan yang tidak berubah. Berikut ini tips agar meeting lebih efektif.

Tentukan tujuan yang akan dibahas

Tujuan merupakan hal utama agar meeting yang Anda jalani berlangsung efektif. Ketika tujuan sudah jelas, para peserta dapat mempersiapkan bahan rapat lebih matang sehingga proses meeting berjalan dengan lancar dan terarah.

Buat jadwal meeting yang jelas

Biasanya poin pembahasan yang akan dibahas dalam meeting sangat banyak. Agar waktu lebih efisien, aturlah jadwal berdasarkan poin pembahasan sehingga meeting berlangsung secara konsisten dan terarah.

Adakan brief singkat sebelum meeting

Meeting menjadi efektif saat peserta yang hadir sudah mengetahui dengan jelas bagaimana prosedur meeting dan topik apa yang dibahas.

Mulai tepat waktu

Salah satu hal yang sering diabaikan adalah tepat waktu, padahal penting untuk memulai meeting tepat pada waktunya, apalagi meeting yang berlangsung seharian. Sebab, jika waktu mulai diundur, bisa saja durasi meeting jadi terpotong atau meeting berakhir hingga larut malam. Agar peserta dapat datang tepat waktu, pilihlah tempat yang strategis.

Seperti Wisma Hijau, tempat meeting yang berada di antara Kota Jakarta, Depok, dan Bogor. Tempat meeting yang menghadirkan nuansa pepohonan yang asri dan nyaman dapat menjadi salah satu alternatif tempat ideal untuk meeting.

Waktu istirahat yang cukup

Jangan paksakan peserta untuk terus berpikir dalam forum rapat. Berikan mereka jeda waktu untuk beristirahat dan memulihkan kembali pikirannya. Sediakan coffee break untuk peserta rapat di luar waktu makan.

Menikmati sajian coffee break di gazebo atau payung-payung taman akan membuat para peserta segar kembali. Seperti di Wisma Hijau yang sepertiga lahannya merupakan ruang hijau terbuka.

Buat kesimpulan

Buatlah kesimpulan dengan jelas yang dihasilkan dari meeting saat ini. Notulensi dibutuhkan untuk realisasi hasil meeting dan jika diperlukan untuk meeting lanjutan.